Cynllunio eich digwyddiad cyhoeddus
Gall digwyddiadau cyhoeddus amrywio o ffeiriau pentref a sioeau sirol i gyngherddau mawr a phrif ddigwyddiadau gan artistiaid rhyngwladol, gweithgareddau chwaraeon ayyb. Beth bynnag yw’r lleoliad mae’r Strategaeth Diogelwch Tân a’r Cynlluniau Gadael ar Argyfwng yn chwarae rôl hanfodol wrth reoli diogelwch digwyddiad.
Deddfwriaeth
Y darn allweddol o ddeddfwriaeth sy’n berthnasol i gynnal digwyddiad yw Deddf Trwyddedu 2003. Mae’n hynod bwysig eich bod yn ymgyfarwyddo â phrif nodweddion y ddeddf gan fod arnoch ddyletswydd gyfreithiol i gydymffurfio â hi, beth bynnag yw maint eich digwyddiad.
Law yn llaw â Deddf Drwyddedu 2003, rhaid i bob digwyddiad arfaethedig gydymffurfio â’r arweiniad a’r ddeddfwriaeth ganlynol:
Grŵp Diogelwch Ymgynghorol (GDY)
Mae gan bob awdurdod lleol Grŵp Diogelwch Ymgynghorol (GDY) sy’n darparu cyngor ar faterion diogelwch mewn digwyddiadau er mwyn sicrhau diogelwch y cyhoedd. Mae’r GDY yn rhoi ystyriaeth i’r holl geisiadau trwyddedu ac yn cynnig cyngor a chyfarwyddyd i bawb sy’n gysylltiedig.
Dylid cyflwyno ceisiadau ar gyfer digwyddiad cyhoeddus drwy’r Awdurdod Lleol perthnasol.
Trefnydd Digwyddiadau
Pan fydd aelodau o’r cyhoedd yn cael eu gwahodd i gymryd rhan mewn digwyddiad wedi’i lwyfannu a’i gynllunio, bydd Trefnydd y Digwyddiad a/neu berchennog yr eiddo neu’r tir lle cynhelir y digwyddiad yn gyfrifol, neu â dyletswydd gofal am ddiogelwch y cyhoedd cyn, yn ystod ac ar ôl y digwyddiad, beth bynnag yw maint y digwyddiad
Diogelwch Tân
Mae gan Drefnwyr Digwyddiadau gyfrifoldeb i gymryd camau priodol i amddiffyn pobl sy’n mynychu’r digwyddiad rhag peryglon tân. Mae hyn yn cynnwys: gweithwyr, contractwyr, gwirfoddolwyr, y cyhoedd sy’n mynychu neu unrhyw un sydd â hawl cyfreithiol i fod yno.
Mae’n bwysig sylweddoli bod tân yn berygl go iawn wrth gynnal digwyddiad a dylai Trefnwyr Digwyddiad gydnabod eu cyfrifoldebau statudol a chynnal Asesiad Risg rhag Tân cynhwysfawr gan roi mesurau diogelwch angenrheidiol mewn lle i leihau’r risgiau yma.
Yn ddibynnol ar natur, maint a pha mor gymhleth yw’r digwyddiad, gellir cynnal Asesiad Risg rhag Tân gan y Trefnydd Digwyddiadau neu aelod o’r tîm trefnu ayyb ar yr amod bod ganddynt y sgiliau, profiad, gwybodaeth a’r ddealltwriaeth angenrheidiol. Fel arall, efallai y byddai’n fwy priodol i gyflogi arbenigwr mewn diogelwch tân i wneud yr Asesiad Risg rhag Tân. (Gweler “Y Canllaw ar sut i ddewis Asesydd Risg rhag Tân Cymwys”.)
Cynllunio
Bydd angen rhyw fath o Gynllun Digwyddiad ar bob digwyddiad, a bydd y manylion a fydd eu hangen yn ddibynnol ar natur, maint ac effaith y digwyddiad. Dylai’r cynllun hwn fod yn ddogfen fyw sy’n cofnodi datblygiad y digwyddiad a gwybodaeth bwysig ill dau (e.e. materion, cytundebau neu newidiadau all godi wrth i’r digwyddiad fynd yn ei flaen).
Mae map o safle neu leoliad y digwyddiad yn adnodd cyfathrebu defnyddiol wrth reoli a chadw trefn ar y digwyddiad. Fel rhan o’r broses drefnu digwyddiad, mae hefyd yn ddefnyddiol cynllunio sut fydd pobl yn dod i mewn ac yn gadael y safle, a sut fyddant yn mynd o un man i’r llall ar y safle.
Mae canllawiau ychwanegol ar gyfer cynllunio digwyddiadau ar gael drwy ddilyn y ddolen gyswllt hon.