Rhyddid Gwybodaeth

Rhyddid Gwybodaeth

Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (“Deddf”) yn darparu hawl cyffredinol i’r cyhoedd weld gwybodaeth a gedwir gan Awdurdodau Cyhoeddus, gan gynnwys Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru (“GTADC”). Mae Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 (“Rheoliadau”) yn rhoi hawl mynediad cyffredinol i’r cyhoedd at wybodaeth amgylcheddol a gedwir gan Awdurdodau Cyhoeddus. Mae’r hawliau mynediad cyffredinol hyn yn amodol ar rai cyfyngiadau gweithdrefnol a sylweddol, er enghraifft pan fo gwybodaeth eisoes ar gael naill ai drwy’r wefan hon, neu mewn rhyw ffordd arall. Mae’r Ddeddf a’r Rheoliadau hefyd yn gosod rhwymedigaethau ar Awdurdodau Cyhoeddus i fod yn rhagweithiol o ran cyhoeddi gwybodaeth benodol am eu gweithgareddau.

Mae’r Ddeddf a’r Rheoliadau yn ymdrin ag unrhyw wybodaeth gofnodedig a gedwir gan Awdurdod Cyhoeddus. Mae gwybodaeth a gofnodwyd yn cynnwys dogfennau printiedig, ffeiliau cyfrifiadurol, llythyrau, e-byst, ffotograffau a/neu recordiadau fideo.

Nid yw’r Ddeddf a’r Rheoliadau yn rhoi mynediad i bobl at eu data personol eu hunain. Mae gan unigolion hawl mynediad at ddata personol amdanynt o dan y deddfau a’r rheoliadau diogelu data fel sy’n berthnasol yn y Deyrnas Unedig – gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd am ragor o wybodaeth.

Nid yw mynediad at wybodaeth o dan y Ddeddf neu’r Rheoliadau yn effeithio ar unrhyw hawlfraint, hawliau cronfa ddata, na hawliau eiddo deallusol sy’n rhoi’r hawl i berchnogion ddiogelu eu gwaith gwreiddiol rhag camfanteisio masnachol gan eraill. Gweler ein Polisi a Chanllawiau Hawlfraint ac Ailddefnyddio Deunyddiau.

 

Sut i wneud cais am wybodaeth?

Mae GTADC yn cyhoeddi swm sylweddol o wybodaeth am ei berfformiad a’i gyllid ac ati ar y wefan hon. Mae’n bosibl y bydd y wybodaeth y byddwch yn ei cheisio eisoes wedi’i chyhoeddi a, chyn gwneud cais, gofynnwn i chi wirio a ydym eisoes yn cyhoeddi’r wybodaeth rydych ei heisiau ar y wefan hon. Er enghraifft, ein tudalennau Llyfrgell Gyhoeddiadau ac Ein Perfformiad.

Gallwch wirio a ydym wedi datgelu’r wybodaeth yr ydych yn ei cheisio o ganlyniad i gais rhywun arall gan ein bod ni’n gosod y rhain yn ein Log Datgeliadau sydd i’w weld yn ein Llyfrgell Gyhoeddiadau. Ymatebir i geisiadau yn yr iaith y gofynnwyd amdanynt. Rydym yn dileu unrhyw fanylion personol cyn cyhoeddi ymateb ac nid ydym yn cyhoeddi ceisiadau dyblyg neu ailadrodd. Byddai unrhyw wybodaeth a gyhoeddir wedi bod yn gywir ar adeg ei chyhoeddi ond nid yw’n cael ei hadolygu na’i diweddaru, felly mae’n bosibl na fydd yn adlewyrchu’r sefyllfa bresennol yn gywir a dylid ei hystyried yn gofnod hanesyddol.

Os ydych am wneud cais am ddata personol, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd am ragor o wybodaeth.

Adroddiadau Ymchwiliadau i Ddigwyddiadau a Thân

Mae gan GTADC hawl i godi tâl am wasanaethau penodol yn unol ag Adran 18A o Ddeddf Gwasanaethau Tân 2004. Mae GTADC yn codi tâl am gael mynediad i wybodaeth fwy cynhwysfawr a manwl am ddigwyddiadau a fynychwyd, fel sy’n gyffredin ymhlith y gwasanaethau tân ac achub.

Gan fod gwybodaeth am ddigwyddiad yn weddol hygyrch trwy ddulliau eraill, er mai dim ond am dâl y mae ar gael, bydd ceisiadau am Adroddiadau Ymchwiliadau Digwyddiad neu Dân o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn cael eu gwrthod o dan Adran 21 (h.y. gwybodaeth sy’n hygyrch i ymgeisydd trwy ddulliau eraill), a chan fod yr eithriad hwn yn absoliwt nid yw’n destun prawf budd y cyhoedd.

Mae’r dull hwn o godi tâl gan y gwasanaethau tân ac achub wedi’i adolygu a’i gymeradwyo gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y dangosir yn yr Hysbysiad o Benderfyniad FS50859031.

Mae data personol Adroddiadau Ymchwiliadau Digwyddiad a Thân yn aml yn gyfyngedig ac fel arfer mae yn ymwneud ag unrhyw ddioddefwyr a allai fod wedi cael eu hanafu mewn digwyddiad. Fel arfer, dim ond i feddiannydd eiddo, gyrrwr cerbyd neu rywun sy’n gweithredu busnes mewn eiddo ar adeg digwyddiad y gallwn ddatgelu gwybodaeth. Fodd bynnag, deallwn mai’r landlord/asiant gosod tai neu yswirwyr yn aml fydd yn gofyn am yr adroddiad – yn yr achosion hynny, gallwn ryddhau’r adroddiad, ar yr amod bod gennym ganiatâd yr unigolion hynny. Os oes sawl person yn gysylltiedig â digwyddiad, mae angen i ni gael caniatâd gan bob unigolyn i ryddhau fersiwn heb ei olygu, pe bai’n cynnwys eu data personol – neu sail gyfreithiol arall i ddatgelu eu data personol. Mae hyn yn hanfodol, er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data ac i amddiffyn unrhyw ymyrraeth ddiangen i breifatrwydd pobl.

O dan ddeddfwriaeth diogelu data dim ond copi o’u data personol eu hunain y mae gan unigolion  hawl iddo. Nid yw’n rhoi’r hawl iddynt gael copi o ddogfennau gwreiddiol, na gwybodaeth nad yw’n ymwneud â nhw fel yr unigolyn a nodwyd.

Os ydych yn dymuno gwneud cais am adroddiad digwyddiad neu ymchwiliad tân, gweler Adroddiadau Ymchwiliadau i Ddigwyddiadau a Thân am ragor o wybodaeth.

Yn ôl y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Os na allwch ddod o hyd i’r hyn rydych ei eisiau ar ein gwefan, gallwch gyflwyno cais drwy e-bost neu lythyr at:

Wrth gyflwyno cais mae rhaid i chi:

  • Roi eich enw a’ch cyfeiriad ar gyfer atebion; a
  • Disgrifio’r wybodaeth yr ydych chi eisiau mor eglur â phosib.

Mae hefyd yn gymorth pe byddai modd i chi:

  • Labelu’r cais yn ‘Cais Rhyddid Gwybodaeth’; a
  • Rhoi rhif ffôn, rhag ofn bod angen i ni drafod eich cais gyda chi.

Sylwch fod yn rhaid gwneud cais ysgrifenedig iddo fod yn gais dilys yn ôl y Ddeddf. Lle derbynnir cais ar lafar gan unigolion nad yw’n bosib iddynt wneud cais ysgrifenedig achos anabledd, bydd nodyn ysgrifenedig o’r cais yn cael ei anfon at yr unigolyn ac ar ôl iddo gael ei ddilysu a’i ddychwelyd gan yr unigolyn, bydd hwn yn gais ysgrifenedig ac felly bydd yn gais dilys am wybodaeth. I wneud cais llafar achos anabledd, ffoniwch 01443232355.

Yn ôl y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol

Gellir gwneud cais am wybodaeth o dan y Rheoliadau ar lafar neu’n ysgrifenedig, ond mae’r Rheoliadau’n nodi bod yn rhaid ymateb yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddod o hyd i’r hyn rydych ei eisiau ar ein gwefan, gallwch gyflwyno cais drwy law e-bost neu lythyr:

I wneud cais ar lafar, galwch 01443232355.

Wrth gyflwyno cais mae rhaid i chi:

  • Roi eich enw a’ch cyfeiriad ar gyfer atebion; a
  • Disgrifio’r wybodaeth yr ydych chi eisiau mor eglur â phosib.

Mae hefyd yn gymorth pe byddai modd i chi:

  • Labelu’r cais yn ‘Cais Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol’; a
  • Rhoi rhif ffôn, rhag ofn bod angen i ni drafod eich cais gyda chi.

 

Sut byddem yn rheoli eich ceisiadau am wybodaeth?

Byddwn yn darparu cyngor a chymorth lle bynnag y byddai o gymorth. Rydym yn cadw’r hawl i ofyn am wybodaeth ynghylch hunaniaeth unigolyn, lle mae cais yn cael ei wneud o dan y Ddeddf, yn ogystal â cheisio eglurhad gan unigolyn lle nad yw cais yn glir.

Byddwn yn ymateb cyn gynted â phosibl ac, yn sicr, o fewn 20 diwrnod gwaith fel arfer, gan gyfrif y diwrnod gwaith cyntaf ar ôl derbyn y cais fel y diwrnod cyntaf. Gellir ymestyn y cyfnod hwn  hyd 20 diwrnod gwaith arall, er enghraifft, pan fo cais yn arbennig o gymhleth ei natur. Fodd bynnag, os bydd angen i ni ymestyn y cyfnod amser ar gyfer cydymffurfio â chais, byddwn yn hysbysu’r ymgeisydd o fewn 20 diwrnod gwaith.

Wrth ymateb i gais, byddwn fel arfer yn dweud wrthych a ydym yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani a byddwn yn rhoi’r wybodaeth honno i chi. Mae’n bwysig nodi fodd bynnag bod yr hawl cyffredinol i gael mynediad at wybodaeth o dan y Ddeddf a’r Rheoliadau yn amodol ar rai cyfyngiadau gweithdrefnol a sylweddol. Er enghraifft, byddwn fel arfer yn darparu gwybodaeth oni bai:

  • mae’r wybodaeth fel arall yn weddol hygyrch i chi, megis ar y wefan hon.
  • bod y cais yn flinderus, yn cael ei ailadrodd neu’n amlwg yn afresymol. Nid oes rheidrwydd arnom ychwaith i gydymffurfio â chais o dan y Ddeddf pe byddai cyrchu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn cymryd mwy na 18 awr, sef y gost a gyfyngir o dan adran 12 o’r Ddeddf.
  • mae’r wybodaeth wedi’i chwmpasu gan eithriad absoliwt o dan y Ddeddf, e.e., byddai datgelu yn erbyn y gyfraith. Mae’r wybodaeth wedi’i chwmpasu gan eithriad amodol o dan y Ddeddf neu Eithriad o dan y Rheoliadau a, lle y bo’n berthnasol, rydym yn dadlau o dan yr holl amgylchiadau ei bod yn erbyn budd y cyhoedd i ddatgelu’r wybodaeth. Er enghraifft, byddai’r wybodaeth y gofynnir amdani pe bai’n cael ei datgelu yn peryglu, neu’n debygol o beryglu iechyd corfforol neu feddyliol, neu ddiogelwch unrhyw unigolyn.

Os yw’r dyfarniad olaf yn gymhleth, mae’n debygol y bydd angen i ni ymestyn y cyfnod amser ar gyfer cydymffurfio â’ch cais. Fodd bynnag, os oes angen amser ychwanegol, byddem yn eich hysbysu o hyn.

Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw gynnydd lle bo’n briodol ac yn cyfiawnhau unrhyw achos o wrthod.

 

Sut byddwn yn defnyddio eich Data Personol?

Mae data personol yn cynnwys unrhyw wybodaeth y gellir eich adnabod drwyddi neu wybodaeth sy’n ymwneud â chi sy’n caniatáu i ni eich adnabod. Gall hyn ddigwydd naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r data hwnnw yn unig neu mewn cyfuniad â dynodwyr eraill sydd gennym neu y gellir cael mynediad rhesymol iddynt. Gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd am ragor o wybodaeth.

Ein prif ddiben ar gyfer defnyddio eich data personol wrth gyflwyno cais am wybodaeth yw er mwyn i ni allu prosesu eich cais am wybodaeth.

Yn ogystal, byddwn yn defnyddio eich data personol am resymau eilaidd megis i gydlynu eich cais a hyd yn oed i ofyn am gyngor a chymorth.

Er enghraifft:

  • Byddwn yn cofnodi manylion eich cais yn ein cronfa ddata. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys eich enw, manylion cyswllt, a gwybodaeth arall yr ydych wedi ei rhoi i ni. Byddwn yn storio copi o’r wybodaeth sy’n dod o fewn cwmpas eich cais. Byddwn hefyd yn cofnodi’r mathau o unigolion sy’n gwneud cais i ddefnyddio yn ôl categori eang (gweithiwr, y cyhoedd, y cyfryngau, myfyriwr ymchwil, ac ati) Mae’r wybodaeth hon yn ein helpu i brosesu eich cais a gwirio lefel y gwasanaeth a ddarparwn. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio’r wybodaeth hon i lunio a chyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth megis nifer y ceisiadau a gawn, ond ni fydd hyn ar ffurf y gellir adnabod neb drwyddi.
  • Hysbysu ein tîm cyfryngau a chyfathrebiadau eich bod wedi gwneud cais, yn enwedig os ydych yn newyddiadurwr neu o sefydliad cyfryngol, fel eu bod yn ymwybodol o unrhyw ddarllediadau newyddion posibl sydd ar ddod y gallai fod angen iddynt ymateb iddynt. Sylwch na fydd hyn yn effeithio’n sylweddol ar y wybodaeth a gewch. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn hysbysu’r Awdurdod, fel eu bod hwythau hefyd yn ymwybodol o unrhyw ddarllediadau newyddion posibl sydd ar ddod y bydd angen iddynt ymateb iddynt hefyd.
  • Trafod ceisiadau sydd wedi dod i law gydag awdurdodau cyhoeddus eraill i geisio cyngor. Er na fyddwn byth yn rhannu hunaniaeth ymgeiswyr o dan yr amgylchiadau hyn yn fwriadol, os ydych wedi cyflwyno’r un cais i nifer o awdurdodau, galli’ch hunaniaeth fod yn amlwg i’r rhai a dderbyniodd y cais.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich cais am wybodaeth, a’ch data personol yn y cyd-destun hwn, yw cyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol (Erthygl 6(1)(c) GDPR y DU). Yn yr achos hwn y rhwymedigaethau cyfreithiol a gynhwysir yn y Ddeddf a’r Rheoliadau. Os byddwch yn darparu i ni neu os oes angen i ni brosesu unrhyw ddata personol sy’n cael ei ddosbarthu fel data categori arbennig wrth gyflawni eich cais am wybodaeth, byddai hynny am resymau o fudd sylweddol i’r cyhoedd (Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU), sef diogelu eich hawliau data statudol (Atodlen 1 rhan 2(6) o Ddeddf Diogelu Data 2018).

Mewn perthynas â’r rhesymau eilaidd a restrir uchod, y sail gyfreithiol yw prosesu sy’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i ni.

 

Am faint byddwn ni’n cadw eich data personol?

Rydym yn cadw data personol am geisiadau am wybodaeth am gyhyd ag y mae arnom ei angen i fodloni ein gofynion gwasanaeth a chyfreithiol. Unwaith na fydd angen data personol mwyach, caiff ei ddileu neu ei ddienw.

Sylwch fod holl aelodau GTADC yn dilyn polisïau llywodraethu gwybodaeth a diogelwch y sefydliad cyfan. Dim ond aelodau awdurdodedig sy’n cael mynediad at ddata personol a bydd yr aelodau hyn wedi cytuno i sicrhau cyfrinachedd a diogelwch y wybodaeth.

 

Pa hawliau sy gyda fi mewn perthynas â’r data personol sydd gennych amdanaf?

I gael mwy o wybodaeth, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd.

 

Cwynion

Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd yr ymdriniwyd â’ch cais am wybodaeth neu’r canlyniad, mae gennych yr hawl i ofyn am adolygiad mewnol. Bydd adolygiad mewnol yn ystyried a oedd y ffordd yr ymdriniwyd â’ch cais neu’r canlyniad yn briodol, yn unol â’r Ddeddf a/neu’r Rheoliadau.

Dylid cyflwyno ceisiadau Adolygiad Mewnol i’r Swyddog Llywodraethu Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth. Gallwch gyflwyno cais drwy law e-bost neu lythyr at:

Cynhelir adolygiadau mewnol  gan yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, neu ei ddirprwy. Ein nod yw ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith o dderbyn y cais am adolygiad mewnol.

Os ydych yn anfodlon â chanlyniad yr adolygiad, gallwch ofyn am adolygiad gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (“ICO”), y mae ganddynt bwerau i gadarnhau neu wrthdroi’r penderfyniad. Gweler manylion cyswllt yr ICO isod. Bydd GTADC yn Dilyn penderfyniadau’r ICO oni bai ei fod yn ystyried bod ganddo sail i apelio i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf (Hawliau Gwybodaeth).

Sylwch bydd yr ICO yn annhebygol o dderbyn cwyn hyd nes y byddwch wedi bod drwy ein gweithdrefn gwyno fewnol yn gyntaf.

 

Diweddarwyd Diwethaf: 15 Mai 2024